As ferramentas de Recursos Humanos são hoje um importante aliado no aumento do rendimento das empresas. Com as opções certas, é possível evitar erros e desperdício de tempo, o que se traduz em ganhos para a empresa.
Todos os departamentos de RH têm sob sua responsabilidade uma série de tarefas rotineiras que ocupam muito do seu tempo. Quando estas tarefas são executadas de forma manual ou sem um sistema adequado, é possível que aconteçam erros que podiam ser evitados. Além disso, a automatização de algum deste trabalho poderá poupar muito tempo a estes funcionários, podendo estes dedicar-se a outro tipo de tarefa.
Quando implementar ferramentas de Recursos Humanos na sua empresa
Algumas das tarefas que diariamente são executadas nas empresas podem facilmente tornar-se mais simples e rápidas com recurso a softwares específicos. Mas, se não sabe exatamente se está na altura de implementar algumas destas soluções, fique atento a estes sinais:
- Processos de recrutamento: se a sua empresa abre processos de recrutamento com alguma regularidade, então será uma boa opção pensar numa solução mais automatizada para garantir que os talentos diferenciais sejam recrutados e selecionados entre todos os candidatos a uma oferta de trabalho.
- Excel já não funciona: ainda muitas empresas recorrem às planilhas Excel para a gestão de vários processos. No entanto, este é um método que começa a ficar ultrapassado. O volume de dados é, regra geral, extenso e, por isso, os documentos ficam difíceis de trabalhar. Além disso, como a introdução de dados é manual, existe uma grande possibilidade de erro;
- Descentralização de informação: a inexistência de sistemas de gestão adequados resulta muitas vezes em informação dispersa e, até mesmo, duplicada;
- Inacessibilidade da informação: o departamento de RH precisa de conseguir aceder a toda a informação de forma imediata em tempo real, para que seja possível tomar decisões rápidas e certeiras;
- Controle de ponto e férias: começa a ser difícil gerir os horários dos seus colaboradores? Não consegue gerir as férias de forma a que cada departamento tenha sempre o mínimo de colaboradores necessário?
- Avaliação de desempenho: através de ferramentas específicas, é possível avaliar a eficiência dos seus colaboradores, sabendo exatamente quais devem ser promovidos e quais precisam de algum tipo de ajuste ou formação;
Comunicação: se melhorar a comunicação com os seus colaboradores é um ponto chave, então está mesmo na altura de começar a pensar na implementação de novas ferramentas.
Tipos de ferramentas de RH
Para cada tipo de tarefa existem ferramentas de Recursos Humanos adequadas, capazes de automatizar e gerir todos os processos implícitos.
Recrutamento e seleção
Com um sistema de recrutamento e seleção é possível analisar de uma forma mais rápida e eficiente todos os candidatos a uma determinada vaga.
Através da definição de critérios específicos, scorecards, killer questions e outros aspetos, conseguimos selecionar os candidatos que melhor cumprem os requisitos da função.
No caso de querermos refinar ainda um pouco mais a nossa seleção, há também a possibilidade de integrar testes psicométricos no sistema, de forma a que a avaliação do candidato seja ainda mais completa
Controle de tempo
É através deste sistema de controle de ponto online que poderá, além de gerir os horários dos colaboradores, cumprir as leis relativas ao controle de ponto.
Ao usar esta ferramenta, saberá sempre os horários de entrada e saída dos funcionários, bem como as horas extra realizadas por cada um.
Avaliação de desempenho
Esta é, possivelmente, uma das tarefas mais complexas que o departamento de RH pode desempenhar. Os critérios são mais subjetivos e é difícil reunir toda a informação necessária para uma tomada de decisões neste campo.
Por isso, a utilização de um sistema de avaliação de desempenho torna-se fundamental.
Assim, a empresa conseguirá perceber se o trabalhador está apto para assumir mais responsabilidade, se precisa de formação específica em alguma área, ou até mesmo que medidas poderão ser implementadas para aumento de produtividade.
Gestão de férias e faltas
As férias são um dos fatores que mais motiva os trabalhadores de uma empresa. E, também por isso, é importante que esta gestão seja bem feita para que estes estejam sempre motivados.
Se em tempos esta foi uma tarefa árdua, atualmente o software de gestão de férias facilita muito.
Desta forma é possível manter um registo sempre atualizado dos dias de férias de cada colaborador, bem como de faltas e folgas.
Desenvolvimento de carreira
A formação é um aspeto muito importante para o desenvolvimento sustentado das empresas. Os colaboradores precisam constantemente atualizar os seus conhecimentos e essa capacitação profissional pode ser realizada através de uma plataforma especialmente desenhada para este efeito.
Comunicação
Um software que tem como principal objetivo facilitar a comunicação entre as equipas e os seus superiores. Com o Portal RH, é possível agilizar a gestão de todo o pessoal da empresa.
Um bom sistema de RH marca a diferença na produtividade e sucesso das empresas. Automatizar e agilizar processos são uma forma de reduzir custos e obter ganhos de tempo para os departamentos.
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